Mithilfe einer Abmahnung beanstandet der Arbeitgeber ein vertragswidriges Verhalten seines Arbeitnehmers. Abmahnungsberechtigt ist jedoch nicht nur der Arbeitgeber selbst, sondern auch jeder weisungsbefugte Vorgesetzte.

Entgegen weit verbreiteter Ansicht kann eine Abmahnung auch mündlich erfolgen. Eine Schriftform ist nicht erforderlich, dem Arbeitgeber jedoch aus Beweisgründen zu empfehlen.

Eine wirksame Abmahnung muss weiterhin folgende Voraussetzungen erfüllen:

• klare Beschreibung des gerügten Verhaltens sowie dessen Bewertung als arbeitsvertragliche Pflichtverletzung (Dokumentationsfunktion)
• klare Aufforderung sich zukünftig vertragsgerecht zu verhalten (Hinweisfunktion)
• Androhung arbeitsrechtlicher Konsequenzen bis hin zur Kündigung für den Wiederholungsfall (Warnfunktion)

Von der Abmahnung zu unterscheiden ist die bloße Rüge oder Ermahnung. Zwar rügt der Arbeitgeber auch hier ein bestimmtes Verhalten des Arbeitnehmers als nicht vertragsgemäß, jedoch verzichtet er darauf, für den Wiederholungsfall arbeitsrechtliche Sanktionen anzudrohen.

Hat der Arbeitgeber wegen einer gerügten, arbeitsvertraglichen Pflichtverletzung eine Abmahnung ausgesprochen, so hat er hinsichtlich dieses konkreten Fehlverhaltens auf den Ausspruch einer Kündigung verzichtet. Der Grund ist verbraucht und kann nicht zugleich Gegenstand einer Kündigung sein.

Eine feste Regel, wonach eine Kündigung stets drei vorherige Abmahnungen erfordern soll, existiert nicht. Eine verhaltensbedingte Kündigung setzt in aller Regel eine einschlägige Abmahnung voraus. Im Einzelfall kann jedoch auch eine Kündigung ohne vorherige Abmahnung wirksam ausgesprochen werden oder zu ihrer Wirksamkeit mindestens zwei einschlägige Abmahnungen notwendig sein. Entscheidend ist hierbei vor allem der Grad der gerügten Pflichtverletzung.

Nach Ausspruch der Abmahnung wird diese in die Personalakte aufgenommen. Der Arbeitnehmer hat die Möglichkeit, eine Gegendarstellung zu verfassen, welche ebenfalls in die Personalakte aufzunehmen ist. Wegen einer unberechtigten Abmahnung kann sich der Arbeitnehmer auch beim Betriebsrat beschweren und diesen um Unterstützung bitten. Zudem hat er die Möglichkeit, die Entfernung aus der Personalakte zu verlangen. Ist der Arbeitgeber dazu nicht bereit, kann der Arbeitnehmer auch gerichtlich gegen die unberechtigte Abmahnung vorgehen.

Kündigt der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis wegen eines erneuten, vergleichbaren Pflichtverstoßes, so kann der Arbeitnehmer die Abmahnung aber auch noch im Rahmen des Kündigungsschutzprozesses überprüfen lassen. Erweist sich die Abmahnung als unwirksam, so entfällt in der Regel die Grundlage für die verhaltensbedingte Kündigung.